Engenharia de Software Governada

Growth Media · Auditoria CRM

MG-PRS-0001 · APRESENTAÇÃO EXECUTIVA

Instituto Beeyond

Diagnóstico do CRM · Stevo WhatsApp · Próximos Passos

Clínica de Estética · Florianópolis/SC · GoHighLevel + Stevo.chat

2.264

Leads no CRM

97,7%

Travados

4

Instâncias WhatsApp

R$0

Receita Abril

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ESCOPO DO TRABALHO

O que fizemos

Auditoria técnica completa dos dois sistemas que operam o atendimento do Instituto Beeyond.

GHL CRM — coleta automatizada via interceptação da API interna autenticada
Stevo.chat — leitura direta do painel de instâncias WhatsApp
Mapeamento completo: 8 usuários · 4 pipelines · 6 instâncias · todas as métricas do dashboard
4 documentos entregues — diagnóstico, governança, plano imediato, controle de execução

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SITUAÇÃO ATUAL

Sistema operando pela metade

Desiree e Laura enviam mensagens normalmente. Luiza e Sarah não enviam nada. 2.211 leads estão presos no primeiro estágio do funil. E o mesmo número WhatsApp está em dois sistemas ao mesmo tempo gerando mensagens duplicadas.

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PROBLEMA · CRÍTICO

Mensagens duplicadas #1

Onde: número +55 48 8877-1851 no GHL
Causa: modo "Coexistence" ativo — GHL nativo + Stevo operam o mesmo número ao mesmo tempo
Resultado: o lead recebe a mesma mensagem duas vezes
Impacto: confusão do lead, queima de credibilidade, relatórios distorcidos

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PROBLEMA · CRÍTICO

Luiza e Sarah sem WhatsApp #2

Luiza

WhatsApp Off

luiza-beeyond · DESCONECTADO
luiza-backup · DESCONECTADO

Nenhum lead atribuído a ela recebe comunicação automática. Perda comercial diária.

Sarah Maris

Sem Stevo

Adicionada ao GHL há 7 dias
Nenhuma instância Stevo criada

Não recebe nem envia nada via WhatsApp desde que foi adicionada.

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PROBLEMA · CRÍTICO

Leads presos no pipeline #3

2.211

leads da Desiree em "Novo Contato"

97,66% do pipeline dela nunca avançou

Causa provável: não existe workflow de primeiro contato publicado. A API do GHL retornou lista vazia de automações ativas.

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PROBLEMA · CRÍTICO

Distribuição de leads sem regra #4

0 regras de Lead Routing configuradas no GHL
Leads entram e ninguém é atribuído automaticamente como responsável
Todo lead acaba atribuído manualmente — ou simplesmente fica sem dono
Sem critério por fonte (Instagram, Facebook, WhatsApp, Google) — tudo cai na triagem

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PROBLEMA · CRÍTICO

Workflows desorganizados #5

A API do GHL retornou lista vazia de workflows publicados
Estágios dos pipelines são diferentes entre as consultoras
Laura não tem "Quente" · Luiza não tem "Sem Resposta" · Sarah não tem "Primeiro Atendimento"
Sem padronização = nenhuma automação compartilhada funciona

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PROBLEMA · CRÍTICO

Conta GHL sem cartão de pagamento #6

Aviso ativo no dashboard: "Your payment method is missing!"
Risco de suspensão automática a qualquer momento
Se a conta suspender, tudo para — CRM, automações, integrações
Solução em 2 minutos — ação mais simples da lista inteira

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AÇÕES · HOJE

3 ações que não podem esperar

Primeiras 2 horas · conter danos imediatos antes de qualquer outra coisa.

AGORA

1. Cadastrar cartão no GHL Billing

AGORA

2. Desativar Coexistência do número 554888771851

AGORA

3. Reconectar WhatsApp da Luiza no Stevo (QR Code)

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AÇÕES · 24 HORAS

Estruturar a base

Configuração mínima para os leads novos entrarem corretamente no sistema.

24H

4. Criar instância Stevo para Sarah (sarah-beeyond)

24H

5. Configurar Lead Routing no GHL — 5 regras por fonte

24H

6. Publicar o Gateway de Entrada — valida, deduplica e atribui todo lead novo

Instagram → Desiree · Facebook → Laura · WhatsApp → Round Robin · Google → Triagem · Fallback → Triagem

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AÇÕES · 48-72H

Automatizar e limpar

Ativar automações, redistribuir o que está parado, criar monitoramento contínuo.

48H

7. Publicar workflows de Recepção — um por consultora (primeira mensagem automática)

48H

8. Distribuir os 2.211 leads presos — por fonte → owner correto

48H

9. Criar Smart Lists de monitoramento (sem Owner · triagem pendente · > 48h)

72H

10. Padronizar estágios dos pipelines (Laura, Luiza, Sarah)

72H

11. Ativar Monitor Diário automático às 07h00

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ENTREGA

Os 4 documentos produzidos

Cobertura completa: do diagnóstico atual até a governança permanente do sistema.

Auditoria.docx

O diagnóstico completo — todos os dados coletados dos dois sistemas

Governança Operacional.docx

Manual definitivo do sistema (V1 a V5) — como tudo deve funcionar a médio e longo prazo

Plano de Ação Imediato.docx

Passos executáveis de 72h — onde, como, por quê, resultado esperado

Plano de Execução e Controle.docx

Planilha de acompanhamento — quem faz, quando, como validar

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FECHAMENTO

Onde chegamos em 30 dias

72h

Problemas críticos eliminados

Duplicatas zeradas · leads sem dono distribuídos · 4 instâncias WhatsApp conectadas · primeiras automações publicadas

30 dias

Governança completa ativa

Monitor diário automático · failsafes operando · Smart Lists monitoradas · zero dependência humana nas operações-base

"Precisamos começar hoje pelas 3 ações urgentes — cartão no GHL, desativar Coexistência, reconectar Luiza."

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PRÓXIMO PASSO

Quem executa o quê?

Quem é o responsável por executar cada ação do lado do Instituto, e quando podemos começar?

Anderson Chipak · Media Growth
ilivindigital@gmail.com · crm.mediagrowth.com.br